Comme c'est le cas des associations membres, les représentants, les administrateurs, les officiers et les membres des comités du CCAG donnent leur temps pour mener les affaires du CCAG. Il s'agit d'une contribution importante en soi et on ne devrait pas s'attendre à ce qu'ils payent les frais de déplacement ou d'autres dépenses associées à leurs fonctions officielles. Toutes les dépenses raisonnables encourues pour les activités du CCAG seront remboursées sur présentation d'une documentation acceptable annexée au formulaire de demande de remboursement des dépenses du CCAG (pdf). Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider à préparer une demande de remboursement des dépenses de voyage et autres dépenses. Lignes directrices pour préparer la demande de remboursement des dépenses Tous les comptes de dépense doivent être soumis au bureau national sur le formulaire prescrit dans les 90 jours suivant la date de la dépense ou à la fin de l'exercice financier, le cas échéant. Les reçus doivent être soumis avec le formulaire (s'il y a lieu) pour que les dépenses soient remboursées. L'autorisation de voyager doit être indiquée par des documents que le secrétaire-trésorier peut utiliser pour justifier le paiement des frais de voyage. Ces documents seront le plus souvent les règlements, les motions adoptées par le conseil d'administration et le budget en cours. Les dépenses sont payables seulement pour l'administrateur, l'officier, le membre d'un comité ou un délégué officiel du CCAG. Les dépenses d'une personne accompagnatrice ne sont admissibles que pour le président du CCAG (ou le représentant officiel) lorsqu'il participe à une réunion d'une association membre de l'Association canadienne des sciences géomatiques, de l'American Congress on Surveying and Mapping et de la National Society of Professional Surveyors ou à d'autres réunions approuvées par l'exécutif ou le conseil d'administration. Le CCAG n'est pas responsable des coûts associés à la participation des observateurs à ses réunions. Toutes les dépenses raisonnables sont admissibles si elles sont encourues pour le soutien direct d'une activité du CCAG. Une documentation suffisante satisfaisante pour le secrétaire trésorier doit être fournie. Tous les efforts doivent être faits pour que les dépenses soient raisonnables. Pour réclamer le remboursement des dépenses, on utilise le rapport de dépense du CCAG (pdf). Billets d'avion Taxis, navettes d'aéroport et traversiers Location de véhicules Kilométrage, stationnement, péage Hôtel Repas et frais accessoires Avances TPS et TVH Billets d'avion On doit réserver les vols bien à l'avance pour tirer avantage des soldes de places et des réservations anticipées à tarif réduit. Une couverture d'assurance-maladie supplémentaire devrait être achetée et sera remboursée par le CCAG en voyage à moins qu'une couverture suffisante soit offerte par une police personnelle. La couverture doit être obtenue lorsqu'on voyage à destination d'un pays étranger. Si le temps personnel le permet, il est généralement moins coûteux de prolonger son séjour le samedi afin d'obtenir un billet d'avion à tarif réduit. Les frais d'hébergement supplémentaires constituent des dépenses raisonnables. Les programmes pour grands voyageurs offrent des avantages personnels, mais le CCAG ne remboursera pas les coûts associés à ces programmes. Taxis, navettes d'aéroport, traversiers Des reçus sont nécessaires pour tous ces moyens de transport. Location de véhicules La location d'un véhicule est admissible dans les cas où son utilisation est plus économique ou pratique que les autres formes de transport terrestre. Utilisez le véhicule approprié le plus économique et tentez de le partager avec d'autres qui participent à la même réunion. Des reçus sont exigés pour les coûts associés à la location de véhicules, y compris l'essence ou l'assurance si elles sont achetées séparément. Kilométrage, stationnement, péage Un tarif de 0,35 $ le kilomètre peut être réclamé par les représentants du CCAG qui utilisent leur voiture personnelle. (Motion D-01-42, septembre 2001) Dans les cas où une voiture particulière est utilisée plutôt que le transport public, le montant moindre du kilométrage ou du transport public devrait être réclamé. Des reçus sont requis pour les frais de stationnement et de péage. Hôtel Faites vos réservations assez tôt pour tirer avantage des tarifs spéciaux ou de congrès. Confirmez la réservation si l'heure d'arrivée est dans la dernière partie de la journée. Si l'espace est disponible, demeurez à l'hôtel du congrès et identifiez-vous comme un participant aux réunions. Les associations profitent fréquemment du nombre de chambres réservées et l'aspect pratique du lieu facilite la participation aux réunions. En général, seulement le coût de la chambre et les taxes associées seront remboursables. Repas et frais accessoires Les tarifs suivants peuvent être réclamés par les représentants lorsqu'ils sont en service pour le CCAG au Canada : Petit déjeuner – 10,00 $ Déjeuner – 12,00 $ Dîner – 25,00 $ Frais accessoires – 10,00 $ par jour Ces tarifs comprennent les taxes et les pourboires. (Motion D-01-42, septembre 2001) Pour le temps consacré à voyager, des tarifs fixes devraient être utilisés, sans reçus, pour les repas non fournis dans l'avion. Pour le temps consacré aux réunions, des tarifs fixes devraient être utilisés, sans reçus, à moins que le repas fasse partie de l'événement. Par exemple, si un déjeuner de travail est fourni à la réunion, aucune dépense ne peut être réclamée. Exceptions à ces tarifs : Pour les voyages à l'extérieur du Canada, les frais de repas seront remboursés d'après les reçus. Si la réunion du CCAG a lieu en même temps qu'une autre réunion (par exemple l'assemblée annuelle d'une association membre), vous devez exercer les fonctions administratives et sociales de l'autre réunion. Le coût de ces fonctions est admissible au remboursement. Dans ce cas, fournissez un reçu pour le coût de ces fonctions. Il est entendu que ces dépenses supplémentaires ne seront remboursées qu'à ceux qui assistent aux réunions du CCAG qui sont associés à l'autre réunion, et seulement pour les personnes qui autrement seraient admissibles au remboursement des dépenses associées à la réunion du CCAG (membres du conseil d'administration ou du comité exécutif). Des exceptions seront possibles dans les circonstances qui vont au-delà du contrôle raisonnable de la personne. Lorsqu'un repas est acheté par un représentant du CCAG pour un invité, ce représentant sera remboursé pour la dépense réelle du repas de ce représentant, de l'invité et de tout autres représentant du CCAG présent, d'après les reçus. Il n'y a aucune limite maximale pour les repas remboursés d'après les reçus mais on s'attend à des frais raisonnables et les reçus originaux doivent être soumis. Lors de certaines réunions du CCAG, une soirée est organisée et payée par le CCAG. Souvent, le coût de ces événements est supérieur au coût d'un dîner habituel. C'est une pratique normale que de réduire le coût du montant des frais « extraordinaires ». Avances Les coûts encourus par les réservations à l'avance sont recouvrables sur demande et en soumettant une demande de remboursement des dépenses avec reçus. TPS et TVH Il est important de suivre la TSP et la TVH qui vous sont imposées et pour lesquelles vous soumettez une demande de remboursement. En tant d'organisme à but non lucratif, le CCAG peut demander le remboursement de toutes les taxes payées (moins ce qu'il a perçu). Nous devons avoir la documentation des montants afin de les réclamer. Par conséquent, si possible, assurez-vous que la TPS et la TVH sont indiquées séparément sur les reçus. Les bordereaux de carte de crédit et les reçus des agences de voyages n'offrent pas cette information. La TPS et la TVH sont incluses dans les dépenses fixes comme le kilométrage et les repas.