Les responsables des projets et les présidents des comités devront fournir un rapport écrit au conseil d'administration au moins deux fois par année. Chaque rapport devrait contenir les éléments suivants (s'il y a lieu) : Quel est le thème du projet (pour tenir au courant les nouveaux administrateurs)? Quelles activités ont eu lieu depuis le dernier rapport? Quelle est l'orientation du projet à partir de maintenant? Quelles sont les recommandations du comité ou de l'équipe du projet? Quelle portion du budget a été dépensée? Combien prévoit-on dépenser? Des fonds supplémentaires sont-ils nécessaires? Si un responsable de projet ou un président de comité recommande un changement important au mandat ou au budget, cette personne devrait se préparer à proposer une motion à la prochaine réunion du conseil d'administration ou de l'exécutif.